Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri

Suomen Kylmäliikkeiden Liitto ry

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterin nimi: Asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä:
Nimi: Suomen Kylmäliikkeiden liitto ry. (myöhemmin SKLL)
Y-tunnus: 0941393-6
Osoite: Teknobulevardi 3–5, 01530 Vantaa
Puhelinnumero ja sähköposti: 040 161 8575, pauli.tarna@skll.fi

3. Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: toimitusjohtaja Pauli Tarna
Osoite: Teknobulevardi 3–5, 01530 Vantaa
Puhelinnumero ja sähköposti: 040 161 8575, pauli.tarna@skll.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, kuten ilmoittautumisiin, yhteydenottoihin, asiointiin, markkinointiin ja raportointiin, palveluiden tuottamiseen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä sekä etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

5. Käsittelyn oikeusperuste:
Käsittely perustuu asiakkuussuhteeseen SKLL:n kanssa.

6. Rekisterin henkilöryhmät, tietosisältö ja erityiset henkilötietoryhmät:

Henkilöryhmät: SKLL:n asiakkaat

Tietosisältö: asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot
Henkilöasiakkaan tiedot: henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toimitus- ja laskutusosoite, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen.
Yritysasiakkaan tiedot: yrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot kuten toimitus- ja laskutusosoite, yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti), asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja: laskutus- ja perintätiedot, asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)
Erityiset henkilötietoryhmät:
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja ei käsitellä eikä tallenneta.

7. Henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötietoja siirretään ja henkilötietojen käsittely ulkoistetaan:
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Henkilötietoja siirretään määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Ulkoistuksen perusteena on sopimus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu seuraaville henkilötietojen käsittelijöille:

asiakasrekisterin tiedot käsittelijä Rantalainen Helsinki Oy, ProCountor-ohjelmiston tuottaja Accountor Finago Oy
Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden ilmoittamat tiedot sopimuksen tekemisen yhteydessä, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. SKLL:n verkkokauppa) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

9. Tietojen luovuttaminen
Yritys- ja henkilötietoja luovutetaan viranomaisille vain lakisääteisenä velvollisuutena kohdennettuun pyyntöön perustuen.

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilö- tai yritystietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Tietojen säilytysaika, säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin kauan, kun se on asiakassuhteen hoidon kannalta tarpeellista. Asiakkaan myyntilaskuja säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolainsäädännön määräämän ajan, enintään 10 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilaus tehtiin.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet (tekniset ja organisatoriset turvatoimet)
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan ja muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistamisen. Luvaton pääsy on estetty palomuurin ja muun teknisen suojautumisen avulla. Ainoastaan rekisterinpitäjä ja nimetyt tekniset henkilöt pääsevät rekisteritietoihin käsiksi. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa. Tietoturvan taso auditoidaan säännöllisesti ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää itseään koskevien tietojen poistamista
• pyytää itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä
• pyytää itseään koskevien tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
• siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, peruuttaa suostumus milloin tahansa
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

13. Muutokset ja päivitykset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan myöhempänä ”viimeinen päivitys” ilmoituksella.

14. Voimaantulopäivä
Tietosuojaselosteen voimaantulopäivä on 11.05.2018.
Viimeisin päivitys: 22.05.2024
Edelliset päivitykset: 27.5.2021

Tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri

Suomen Kylmäyhdistys ry

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterin nimi: Asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä:
Nimi: Suomen Kylmäyhdistys ry. (myöhemmin SKY)
Y-tunnus: 0116955-3
Osoite: Teknobulevardi 3–5, 01530 Vantaa
Puhelinnumero ja sähköposti: 040-161 8575, pauli.tarna@skll.fi

3. Rekisterinpitäjän edustaja:
Nimi: toiminnanjohtaja Pauli Tarna
Osoite: Teknobulevardi 3–5, 01530 Vantaa
Puhelinnumero ja sähköposti: 040-161 8575, pauli.tarna@skll.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset:
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, kuten ilmoittautumisiin, yhteydenottoihin, asiointiin, markkinointiin ja raportointiin, palveluiden tuottamiseen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä sekä etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

5. Käsittelyn oikeusperuste:
Käsittely perustuu asiakkuussuhteeseen SKY:n kanssa.

6. Rekisterin henkilöryhmät, tietosisältö ja erityiset henkilötietoryhmät:

Henkilöryhmät: SKY:n asiakkaat

Tietosisältö: asiakasrekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot

Henkilöasiakkaan tiedot: henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, toimitus- ja laskutusosoite, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen.

Yritysasiakkaan tiedot: yrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot kuten toimitus- ja laskutusosoite, yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti), asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa, sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja: laskutus- ja perintätiedot, asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

Erityiset henkilötietoryhmät:
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja ei käsitellä eikä tallenneta.

7. Henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötietoja siirretään ja henkilötietojen käsittely ulkoistetaan:
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän organisaation sisällä. Henkilötietoja siirretään määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa määritellyille henkilötietojen käsittelijöille. Ulkoistuksen perusteena on sopimus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittely on ulkoistettu seuraaville henkilötietojen käsittelijöille:

• asiakasrekisterin tiedot käsittelijä Rantalainen Helsinki Oy, ProCountor-ohjelmiston tuottaja Accountor Finago Oy

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden ilmoittamat tiedot sopimuksen tekemisen yhteydessä, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. SKY:n verkkokauppa) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

9. Tietojen luovuttaminen
Yritys- ja henkilötietoja luovutetaan viranomaisille vain lakisääteisenä velvollisuutena kohdennettuun pyyntöön perustuen.
Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Tietojen säilytysaika, säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin kauan, kun se on asiakassuhteen hoidon kannalta tarpeellista. Asiakkaan myyntilaskuja säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolainsäädännön määräämän ajan, enintään 10 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilaus tehtiin.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet (tekniset ja organisatoriset turvatoimet)
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan ja muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistamisen. Luvaton pääsy on estetty palomuurin ja muun teknisen suojautumisen avulla. Ainoastaan rekisterinpitäjä ja nimetyt tekniset henkilöt pääsevät rekisteritietoihin käsiksi. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa. Tietoturvan taso auditoidaan säännöllisesti ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää itseään koskevien tietojen poistamista
• pyytää itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä
• pyytää itseään koskevien tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen
• siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, peruuttaa suostumus milloin tahansa
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

13. Muutokset ja päivitykset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan myöhempänä ”viimeinen päivitys” ilmoituksella.

14. Voimaantulopäivä
Tietosuojaselosteen voimaantulopäivä on 11.05.2018.
Viimeisin päivitys: 22.5.2024
Edelliset päivitykset: 08.06.2021